Инструмент для совместной работы - Collaboration tool

Высокое разрешение системы телеприсутствия в использовании

Студент, использующий интерактивную доску

Инструмент совместной работы помогает людям Collaborate . Цель инструмента для совместной работы - поддержать группу из двух или более человек в достижении общей цели или задачи. Инструменты для совместной работы могут быть нетехнологическими, например, бумага , флипчарты , стикеры или доски . Они также могут включать программные инструменты и приложения, такие как программное обеспечение для совместной работы .

Инструменты для совместной работы до Web 2.0

Первая идея использовать компьютеры для работы друг с другом возникла в 1945 году, когда Ванневар Буш поделился своими мыслями о системе, которую он назвал « мемекс » в своей статье « Как мы можем думать ». Система, которая хранит книги, записи и сообщения отдельных лиц и делает их доступными в любое время. На этом этапе он назвал это « расширенным дополнением к своей памяти» .

Компьютеризированная автоматизация делопроизводства

В 1968 году доктор Дж.К.Р. Ликлайдер , глава Агентства перспективных исследовательских проектов США (DARPA), связал компьютерные системы с коммуникацией и потенциальным способом совместной работы, когда они находились в разных местах . В своей статье «Компьютер как коммуникационное устройство» он представил идею о том, что должен быть способ « облегчить общение между людьми, не объединяя их в одном месте» , что в конечном итоге привело к ARPANET , коммерческим системам разделения времени и, наконец, Интернет .

Когда в 1970 году был изобретен микрокомпьютер , все узнали об автоматизации делопроизводства , что привело к созданию первого программного обеспечения для совместной работы под названием Система электронного обмена информацией (EIES), которое позволяло проводить опросы, формировать цепочки ответов и групповые подходы. В 1991 году педагог К. А. Эллис придумал определение термина « групповое ПО » как « компьютерные системы, поддерживающие группы людей, занятых общей задачей (или целью), и обеспечивающие интерфейс для совместной работы» . Затем Пол Уилсон придумал термин « совместная работа с компьютерной поддержкой» (CSCW). Он описал это как « общий термин, который сочетает в себе понимание того, как люди работают в группах, с обеспечивающими технологиями компьютерных сетей и связанным с ними оборудованием, программным обеспечением, услугами и методами ».

Это заложило основу для дальнейшего развития идей группового программного обеспечения, и в 1990-х годах были изобретены Lotus Notes , Microsoft Exchange Server и Outlook . В 2002 году на Саммите по социальному программному обеспечению Клэй Ширки представил фразу « социальное программное обеспечение » как «программное обеспечение, поддерживающее групповое взаимодействие».

Основные типы

Три аспекта сотрудничества: общение, координация и сотрудничество могут быть использованы для классификации инструментов совместной работы.

Коммуникация

Коммуникационные инструменты обеспечивают обмен информацией между людьми:

Эл. почта

Изобретение электронной почты как инструмента совместной работы изменило то, как мы привыкли общаться на рабочем месте. Это самый простой способ установить контакт внутри организации, и он хорошо зарекомендовал себя. Электронная почта может достигать разных людей одним щелчком мыши, особенно для организации ежедневной переписки.

Хотя электронная почта по-прежнему является наиболее часто используемым инструментом в общении, она не очень эффективна в больших масштабах, и, похоже, преобладают другие формы общения. Помимо гибкости, это не очень хорошо для групповых бесед, поскольку они слишком быстро растут. Невозможно быть уверенным, что у человека есть последняя версия документа, который был отправлен ему, и невозможно всегда отслеживать по его электронной почте, какие задачи необходимо выполнить и к какому сроку. Как заявляет Cisco в своем блоге Cisco о «будущем электронной почты», электронная почта «повысит продуктивность за счет организации ваших данных за вас» и попытается сделать свою работу с электронной почтой более прозрачной.

[[]]

Голосовая почта как инструмент совместной работы все больше интегрируется в такие сервисы, как Google Voice . Как указано в сценарии будущего IBM, роль голосовой почты может быть той же, что и электронная почта для нас сегодня.

Обмен мгновенными сообщениями (IM)

Посредством обмена мгновенными сообщениями как инструмента совместной работы мы можем связаться с людьми в организации в режиме реального времени. В будущем обмен мгновенными сообщениями больше не будет отдельным программным обеспечением , а будет очень хорошо интегрирован в более крупные решения, такие как Unified Communication .

VoIP (передача голоса по IP) / видеозвонок

Голосовая связь по IP как инструмент совместной работы быстро завоевала популярность среди компаний и является частью их коммуникационного портфеля. Как указывается в отчете Eclipse Telecom, VoIP приближается к государству, чтобы полностью заменить наши телефоны в наших офисах, а также интегрироваться в существующие среды обслуживания совместной работы.

Координация

Координация определяется как «сознательное и упорядоченное согласование или корректировка действий партнеров для достижения совместно определенных целей». Инструменты совместной работы, поддерживающие это, - это те, которые позволяют человеку настраивать групповые действия, расписания и результаты.

Интернет-календари

Онлайн-календари являются частью профессионального поведения на работе и полностью интегрированы в другие системы. Как объясняется в исследовательском документе Университета Бата, онлайн-календари в будущем могут быть тесно связаны с другими данными, такими как социальные сети, и иметь еще больший эффект.

Трекеры времени

Счетчики времени особенно используются для измерения производительности сотрудников. Его влияние на производительность обсуждается как противоречивое.

Таблицы

Таблицы похожи на электронные письма, очень популярные в корпоративной среде и как инструмент совместной работы, необходимый для финансового анализа или моделирования. Несмотря на большую популярность, несколько исследований показали, что многие электронные таблицы содержат неточные данные и поэтому неэффективны.

Сотрудничество

Инструменты сотрудничества позволяют группам проводить обсуждения в режиме реального времени и вместе формировать идею или мысль. Тенденции с точки зрения сотрудничества направлены на то, чтобы помочь поддерживать «главную идею» в крупных организациях и сделать связи видимыми. Также идея привлечь в организацию людей, которые не работают в компании на постоянной основе, и использовать их знания.

Видео-конференция

В большинстве случаев видеоконференцсвязь является частью общей стратегии взаимодействия и совместной работы организаций. Особенно сейчас, когда все сервисы основаны на облаке, и поэтому затраты на внедрение стали более доступными. Долгосрочная перспектива видеоконференцсвязи заключается в правильном использовании вычислительной мощности компьютера, хранилища данных или скорости мобильной связи для дальнейшего уменьшения препятствий для совместной работы.

IM-телеконференции

Решения для телеконференций хотят максимально приблизить команды, встречи или мероприятия. Помимо бизнес-среды, телеконференции в настоящее время используются в различных областях, таких как телемедицина , где они вносят огромный вклад в эффективность и продуктивность, поскольку расстояние и время являются ограниченными факторами.

Классификация по размерам

Инструменты асинхронной совместной работы

Инструмент совместной работы является асинхронным, когда его пользователи работают в разное время:

Электронная почта , списки рассылки и группы новостей

Электронная почта - самый известный и наиболее часто используемый инструмент асинхронной совместной работы: он предлагает интуитивно понятные функции для пересылки сообщений, создания почтовых групп и прикрепления документов. Кроме того, информация может быть автоматически отсортирована в хронологическом порядке и назначена задачам или календарным событиям.

Календарь группы

С помощью групповых календарей можно планировать собрания, управлять проектами и координировать работу людей. Это отличный инструмент, чтобы помочь человеку упустить из виду свои результаты и сроки. Групповой календарь включает в себя такие функции, как обнаружение конфликтующих графиков с другими людьми в команде или организации или координация времени встреч, которые подходят всем в команде. Помимо положительных эффектов группового календаря, существуют также разногласия по поводу конфиденциальности и контроля, которые могут повлиять на продуктивность человека.

Системы документооборота

С помощью систем рабочего процесса файлы или документы могут быть переданы в организацию, следуя строгому и организованному процессу. Они предоставляют услуги по маршрутизации, разработке форм и поддержке ролей. Поскольку текущие системы рабочих процессов управляются из одной точки, отдельные лица в организации обычно пока не имеют разрешения на управление своими собственными процессами - это следует изменить, внедрив инструменты совместного планирования в существующие системы рабочих процессов.

Гипертекст

Технология гипертекста связывает наши файлы друг с другом и гарантирует, что нам всегда доступна последняя версия. Когда люди работают с разными документами, система автоматически обновляет информацию других людей.

Инструменты синхронного сотрудничества

Комната, предназначенная для поощрения сотрудничества.

Инструмент совместной работы является синхронным, когда его пользователи сотрудничают одновременно:

Общие доски

Общие доски дают пользователям возможность эффективно работать над задачей через веб-платформу. Их можно использовать для неформальных дискуссий, а также для общения, которое требует структурирования, требует рисования или в целом является более сложным. Это также может быть очень полезно для создания виртуальных классов .

Системы видеосвязи

Системы видеосвязи предлагают двустороннюю или многостороннюю связь с живым видеопотоком. Лучше всего его можно сравнить с телефонной системой с дополнительным визуальным элементом.

Системы чата

Системы чата позволяют людям писать и отправлять сообщения в режиме реального времени. Обычно они структурированы в чатах, в которых отображаются имена пользователей, количество людей, местоположение, тема обсуждения и многое другое.

Системы поддержки принятия решений

Системы поддержки принятия решений поддерживают группы для управления процессом принятия решений. Они дают людям возможность обмениваться мозгами, анализировать свои идеи и даже используются для голосования. Принятие решений становится все более и более важной функцией современной работы. Согласно исследованиям, 50% организационных решений терпят неудачу.

Многопользовательские видеоигры

Компьютерные игры - хороший пример того, как может выглядеть многопользовательская ситуация в будущем. Они постоянно развиваются и расширяются такими функциями, как чат и видеосистемы.

Инструменты для совместной работы в Интернете

Инструменты для совместной работы в Интернете - это веб-приложения, которые предлагают базовые услуги, такие как обмен мгновенными сообщениями для групп, механизмы совместного использования файлов и совместные поисковые системы (CSE) для поиска информации, распределенной в системе организации, сообщества или группы. Кроме того, функциональность иногда дополнительно расширяется за счет предоставления, например, интегрированных онлайн-календарей , общих онлайн-досок для организации задач и идей или интеграции интернет-телеконференций . Инструменты для совместной работы в Интернете варьируются от простых до сложных, от недорогих до дорогих, от локальных до удаленных, от коммерческих до с открытым исходным кодом .

Фон

Каждый день изобретаются новые гаджеты и устройства с целью облегчить нашу повседневную работу. В настоящее время инструменты для совместной работы в Интернете пытаются решить следующие проблемы:

«38% рабочего времени сотрудников теряется на дублирование работы, а 58% людей тратят час в день на поиск информации».
«28 часов в неделю уходит на написание электронных писем, поиск информации и внутреннюю совместную работу».
«59% менеджеров упускают важную информацию, потому что не могут ее найти или никогда не видят».
«Шесть недель в году руководители тратят зря на поиск потерянных документов».

Эти аспекты указывают на то, что проблема, с которой мы сталкиваемся, не является технологической проблемой - это проблема людей и их взаимодействия. Хотя технологии действительно помогают нам в этом, ключ к решению этих проблем можно найти в том, как мы используем эти инструменты. Хотя инструменты видеоконференцсвязи, такие как Skype или FaceTime, связывают нас со всеми, они не всегда предоставляют нам всю контекстную информацию. То, что мы видим, может не соответствовать действительности, поскольку в комнате могут быть другие люди, о которых вы не знаете, когда общаетесь по скайпу со своими коллегами по работе. Больше возможностей подключения также позволяет больше отвлекаться: человек может работать из дома, но его всегда прерывают соседи или газонокосилка. Вот почему будущее инструментов для совместной работы ищет модели, которые позволят компаниям сотрудничать целенаправленно и структурированно. Одним из таких приложений является финская компания Fingertip Ltd, которая позволяет компаниям облегчить сотрудничество и принятие решений.

Развитие

От простых коммуникационных решений до унифицированных коммуникаций (UC)

То, как мы общаемся друг с другом, постоянно меняется и разрушает нашу рабочую среду. В 1971 году программист Рэй Томлинсон отправил первое сообщение между двумя компьютерами. Восемь лет спустя Usenet , многосетевой онлайн-форум, изменил способ обмена информацией. С IRC в 1986 году обмен мгновенными сообщениями и групповой чат стали доступны для нетехнических пользователей впервые, а после запуска AOL / AIM в 1992 году мы уже столкнулись с первым глобальным сообществом. Изобретение Википедии в 2001 году и различных социальных сетей ( MySpace , Linkedin и Facebook ) формирует сообщество, подключенное к цифровому миру, глобально ориентированное и готовое использовать инструменты совместной работы не только для социального взаимодействия, но и для повышения эффективности на рабочем месте. .

От местного к глобальному - потребности глобальной рабочей силы

Помимо повышения эффективности, инструменты для совместной работы в Интернете сталкиваются с изменениями, которые происходят в организациях во всем мире, и применение гибкой работы становится еще более важным. Совместная рабочая среда является одной из движущих сил корпоративной глобализации, поскольку она предлагает новые возможности для бизнеса за счет инноваций и помогает и позволяет собирать знания со всего мира. В частности, с их помощью малые и средние предприятия и крупные организации могут вести бизнес в глобальном масштабе. С 1950 года интенсивность сотрудничества резко возросла, поток информации ускорился, а навыки, необходимые для выполнения работы, резко возросли. Таким образом, инструменты онлайн-сотрудничества позволяют компаниям выжить в своих глобально ориентированных отраслях.

IBM провела исследование с ИТ-директорами организаций, чтобы выяснить, какие тенденции больше всего повлияют на бизнес в 2010 году, и выдвинула шесть основных моментов:

Партисипативный Интернет
Изменение демографии рабочей силы
Развитие программного обеспечения как услуги
Виртуализация данных и устройств
Повышение простоты конструкции и использования техники

Все эти моменты подчеркивают важность сотрудничества и определяют определенные требования к будущим инструментам для совместной работы в Интернете, чтобы постоянно обеспечивать широкое деловое сотрудничество. Инструменты онлайн-сотрудничества, такие как веб-сайты социальных сетей и веб-конференции, демонстрируют, насколько быстро меняется среда: «к 2010 году средний наемный работник будет активно участвовать как минимум в пяти различных специальных командах одновременно».

При опросе участников «Нового глобального исследования», отчета Европейской комиссии в 2009 году о преимуществах онлайн-сотрудничества, чаще всего были упомянуты следующие три момента:

Поддерживает координацию внутри команды (73% респондентов)
Поддерживает знания и обучение (69%)
Позволяет разрозненным членам команды быть лучшей частью команды

Languages

In other projects